Idei utile pentru eticheta e-mail

Idei utile pentru eticheta e-mail

Odată cu folosirea e-mail-ului ca principală metodă de comunicare în lumea afacerilor, începând cu anii ’90 sau 2000, a apărut şi nevoia de implementare a unor reguli. Lumea se schimbă în mod constant şi la fel şi e-mail-ul. Ne bazăm pe e-mail atât de mult încât, în timpul săptămânii, un angajat obişnuit petrece citind şi scriind e-mail-uri aproximativ 28% din timpul său. Nevoia de viteză şi eficienţă în comunicare trebuie să urmeze anumite reguli de comunicare. Iată câteva dintre acestea:

  1. În primul rând, este bine să fiţi specific în subiectul e-mail-ului. Între sutele de e-mail-uri ce ne aglomerează Inbox-ul, cele clare sunt cele pe care le deschidem. Mai apoi, nu uitaţi să furnizați datele de contact la fiecare e-mail trimis, astfel încât adresanţii să nu vă caute prea mult aceste informaţii. Folosiţi formule de salut profesionale, indiferent de gradul de familiaritate faţă de adresant. Nu folosiţi formule de alint, prescurtări sau porecle, chiar dacă cunoaşteţi destul de bine persoana respectivă.
  2. Umorul nu este indicat într-un e-mail. Ceea ce considerăm amuzant mai mult ca sigur va fi interpretat greşit de celălalt, poate ca sarcasm, ca atare verificaţi mesajul şi textul de două ori înainte să îl trimiteţi. Greşelile de scriere sau gramaticale pot indica semne de lipsă de educaţie.
  3. Nu ezitaţi să puneţi la curent adresantul cu informaţiile importante, chiar dacă aţi mai făcut acest lucru recent. E foarte probabil ca şirul de e-mail-uri de la dumneavoastră să îi readucă aminte aceste lucruri.
  4. Răspundeţi la toate e-mail-urile. Oferiţi atenţie şi timp suficient pentru fiecare e-mail în parte. Chiar dacă e-mail-ul primit de dumneavoastră nu vă este adresat, răspundeţi politicos că a fost trimis greşit. Un lucru util este să nu oferiţi răspunsuri „într-o doară” sau „la nervi”. Aşteptaţi puţin să vă liniştiţi, să vă calmaţi în urma eventualei stări de iritaţie de pe urma e-mail-ului, ca mai apoi, raţional şi logic, să răspundeţi în mod corespunzător.
  5. Ca o ultimă indicaţie, nu folosiţi literele mari, emoticoane sau prescurtări. Nu se potrivesc cu lumea afacerilor, unde lucrurile trebuie să fie profesionale şi confidenţiale.
By |2018-08-24T12:23:23+00:00august 7th, 2018|Articole|0 Comments